Бухгалтерский учет по корпоративной банковской карте. Актуальные вопросы использования корпоративной карточки Можно ли удержать ущерб с сотрудника за расходование средств не по назначению
Корпоративная карта - бухгалтерский учет по ней связан с некоторыми нюансами, вызывающими вопросы у бухгалтеров, впервые сталкивающихся с этим финансовым инструментом. В этой статье дадим ответы на частые вопросы, возникающие, когда начинают использовать корпоративные карты.
Какую карту лучше завести — дебетовую или кредитную?
Для корпоративных целей возможен выпуск различных вариантов банковских карт:
- только дебетовой (карта будет пополняться средствами прежде, чем их можно будет расходовать);
- кредитной (средства на карте предоставляются банком в пределах лимита);
- дебетовой с овердрафтом (существует возможность расхода средств сверх дебетового остатка — как правило, тоже лимитированная).
Какую карту выбрать — зависит от целей, для которых она выдается, а также от определенной степени доверия сотруднику, который будет ею пользоваться. К примеру, если карту оформляет на себя руководитель для использования в командировках, в т. ч. зарубежных, целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по кредиту или овердрафту («лишние» деньги могут оказаться кстати). Если же карта выдается хозяйственнику для регулярных мелких закупок в пределах бюджета, оптимальным вариантом может стать дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по кредитной карте установлен период беспроцентного пользования кредитными средствами, экономическую выгоду от такого пользования для целей налогообложения вычислять не нужно (см. письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38).
Как в бухучете оформить выдачу карты сотруднику?
Сама карта является собственностью банка, ее выдавшего. Поэтому на счетах бухучета предприятия, для которого она выпущена, факт выдачи карты сотруднику не отражается. Предприятие может вести учет таких карт в специальном журнале либо формировать перечень доверенностей, выданных сотрудникам на получение карты в банке. В случае необходимости подтвердить получение сотрудниками карт документ (например, реестр на выпуск карт) может быть запрошен у банка.
Как следует регламентировать операции с картой?
Если корпоративные карты применяются в организации, целесообразно утвердить локальным нормативным актом порядок использования карт и представления отчетов по израсходованным средствам.
Подобный регламент в том числе поможет в случаях:
- Урегулирования возможных претензий налоговых органов по порядку отражения израсходованных средств по корпоративным картам в бухгалтерском учете. Например, если во внутренних регламентах не установлен четкий порядок отчета сотрудника по средствам, снятым с карты через банкомат, налоговики могут посчитать, что в таком случае следовало все снятые с карты суммы проводить через кассу организации (оприходовать по ПКО и сразу же оформлять РКО на выдачу под отчет). Разумеется, подобная претензия имеет под собой достаточно слабые основания, ведь фактически деньги в кассу предприятия не попадали. Но во избежание таких нюансов лучше все варианты расходования средств с карты и отчетов по ним прописать во внутреннем регламенте.
- Предъявления претензий сотруднику в случае нецелевого использования карточных средств или выявления недостач и злоупотреблений. При правильном оформлении внутреннего регламента возможно будет не только удержать из зарплаты виновного сотрудника убытки от нецелевого использования средств, но и применить к сотруднику дисциплинарное взыскание по ст. 192 и ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за нарушение положений о дисциплине в организации).
Нужно ли представлять сведения о корпоративных картах в налоговую?
Законом «О внесении изменений…» от 02.04.2014 № 52-ФЗ с мая 2014 года отменена обязанность налогоплательщиков представлять в налоговые органы сведения об открытии (закрытии) счетов в банках.
Как уже отмечалось выше, сама выдача банковских карт тоже относится к операциям выдающего банка, а не предприятия.
Таким образом, сообщать налоговой о том, что вы выпустили корпоративную карту, не требуется.
Как сотрудник отчитывается за израсходованные с карты средства?
Деньги на карте принадлежат компании и находятся в ее распоряжении. Следовательно, обязанность отчитываться у сотрудника возникает только тогда, когда он расплатился картой или снял наличные в банкомате.
По общему правилу использованные сотрудником средства с корпоративной карты рассматриваются как подотчетные суммы. Соответственно, порядок отчета за них аналогичный. Сотруднику следует:
- Составить авансовый отчет об израсходованных суммах. Можно сделать это по стандартной форме АО-1, но можно и по форме, утвержденной внутри организации (например, внутренний регламент по использованию корпоративных карт может содержать и специальную форму отчета).
Все подробности оформления авансового отчета, когда расходы оплачены корпоративной банковской картой, изложены в Готовом решении от КонсультантПлюс.
- Приложить к отчету подтверждающие документы: чеки ККМ, накладные, акты и т. п.
- Представить отчет в бухгалтерию предприятия в порядке и в сроки, предусмотренные положением об использовании корпоративных карт.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ ! Банки периодически (обычно ежемесячно) составляют и направляют клиентам отчеты-выписки по своим карточным продуктам. Таким образом, отчеты сотрудников, использующих карты, достаточно легко проверить в части безналичных расчетов и снятия средств через банкоматы.
Можно ли удержать ущерб с сотрудника за расходование средств не по назначению?
Да, можно. При соблюдении ряда условий:
- размер ущерба может быть оценен;
- вина работника в ущербе доказана (например, подтверждено приобретение товаров для личных нужд выпиской банка по именной карте и копиями расчетных документов продавца);
- оформлено распоряжение (приказ) руководителя предприятия об удержании сумм ущерба из зарплаты сотрудника в срок не позднее 1 месяца с момента установления факта ущерба и вины (ст. 137 ТК РФ);
- размер производимого удержания соответствует нормам, установленным в ст. 138 ТК РФ;
- работник не оспаривает удержание (ст. 137 ТК РФ).
Подробнее с условиями удержаний из зарплаты .
Какие типовые проводки по операциям с корпоративными картами?
В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:
|
Примечание |
|||
|
Пополнение корпоративной карты |
Счет 55 ведется в аналитике по каждому карточному счету |
||
|
Использование кредитных средств банка |
Для кредитной карты и овердрафта |
||
|
Списана оплата услуг или комиссия банка по карте |
|||
|
Проводка выполняется в том случае, если у бухгалтерии есть средства оперативного контроля за движениями по карте, например интернет-банк |
||
|
25, 26, 44, 60, 76 |
Отражен отчет сотрудника по израсходованным суммам |
Проводка делается на дату принятия отчета |
|
|
Отражен факт использования сотрудником карты для оплаты расходов |
|
||
|
Отражено использование картсредств по отчету банка и отчету работника |
На дату получения отчета банка |
||
|
Начислены проценты за пользование кредитными средствами |
Для кредитных карт и овердрафта |
||
|
Погашен кредит по кредитной карте |
Обычно в сумме предъявляемого банком обязательного платежа по карте |
О видах мошенничества, связанных с банковскими картами, читайте в статье « Мошенничество с использованием платежных банковских карт » .
Итоги
Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется по общим правилам. При этом для целей учета открываемые в банках карточные счета классифицируются как специальные счета в банках, а израсходованные сотрудниками средства с карт — как подотчетные суммы. Порядок применения карт рекомендуется утвердить отдельным внутренним документом, в котором зафиксировать все аспекты их использования, обратив особое внимание на процедуру отчета по расходованию средств.
Банковская платежная карточка - это платежный инструмент, обеспечивающий доступ к банковскому счету, счетам по учету банковских вкладов (депозитов), кредитов физического или юридического лица для получения наличных денежных средств и осуществления расчетов в безналичной форме, а также обеспечивающих проведение иных операций в соответствии с законодательством РБ (ст. 273 Банковского кодекса РБ ; далее - БК). Платежные карточки могут быть личными и корпоративными. В свою очередь, корпоративные карточки, как и личные, бывают дебетовыми и кредитными. Дебетовая карточка предполагает ее использование в пределах остатка денежных средств на счете клиента или лимита овердрафта. Кредитная карточка используется при заключении кредитного договора, и операции по ней проводятся в пределах суммы кредита, предоставляемого банком.
Кто получает корпоративную карточку в банке
На основании поданного в банк заявления на открытие расчетного (текущего) счета с использованием платежной карточки и других документов организации открывается счет для учета операций по корпоративным карточкам. Напомним, что корпоративная карточка выдается:
К текущему (расчетному) счету организации;
К счету по учету вкладов (депозитов) организации;
К счету по учету кредитов.
Корпоративные дебетовые и кредитные карточки банк-эмитент выдает руководителю юридического лица (ИП *) или уполномоченным работникам данного юридического лица (ИП).
________________________
* Индивидуальный предприниматель.
Право на получение и использование (на получение и передачу держателям карточек) корпоративных дебетовых и кредитных карточек предоставляется работнику юридического лица (ИП) на основании доверенности юридического лица (ИП) (пп. 18 и 20 Инструкции о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками , утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 18.01.2013 № 34 ; далее - Инструкция № 34).
Справочно: держатель карточки - физическое лицо, использующее карточку на основании заключенного договора об использовании карточки (кредитного договора) или в силу полномочий, предоставленных клиентом (п. 2 Инструкции № 34).
Важно! Ответственность за получение, распределение, учет и использование корпоративных дебетовых и кредитных карточек возлагается на руководителя юридического лица, индивидуального предпринимателя (пп. 19 и 20 Инструкции № 34).
На какие цели может использоваться корпоративная карточка
Порядок совершения операций при использовании карточек определен гл. 3 Инструкции № 34 . Держатели корпоративных дебетовых карточек могут использовать карточки для зачисления денежных средств на счет клиента, а также для получения со счета наличных денежных средств, проведения безналичных расчетов на территории Республики Беларусь и за ее пределами в порядке, определенном законодательством и договором об использовании карточки. Это правило применяется к счетам клиентов в белорусских рублях и иностранной валюте (пп. 23 и 25 Инструкции № 34).
Цели, на которые могут быть использованы корпоративные банковские платежные карточки , представлены в таблице.
Договором об использовании карточки (по согласованию с клиентом банка), кредитным договором могут быть предусмотрены ограничения (п. 13 Инструкции № 34) :
Перечня операций при использовании карточки;
Сумм и (или) количества операций при использовании карточки;
Стран и регионов использования карточки.
Как видим, цели, на которые можно использовать корпоративные дебетовые и кредитные карточки, ограничены. Держатели карточек должны быть проинформированы об этом.
Обеспечиваем сохранность и контроль за движением карточек
В целях обеспечения контроля за движением корпоративных карточек, их сохранностью целесообразно в учетной политике организации предусмотреть форму журнала регистрации выдачи и возврата корпоративных карточек.
Пример 1. Порядок заполнения журнала по учету карточек
Организация получила корпоративную дебетовую карточку для доступа к текущему счету в белорусских рублях для оплаты расходов, связанных со служебными командировками работников на территории Республики Беларусь. Корпоративная карточка выдана работнику.
При использовании карточки держатель данной карточки (работник организации) вправе совершить с ее применением действия, в результате которых осуществляются:
Безналичные расчеты;
Выдача наличных денежных средств держателю карточки;
Внесение наличных денежных средств держателем карточки.
Указанные операции отражаются по текущему счету, что подтверждается выпиской по счету. Держателю карточки предоставляются также информационные и иные услуги в зависимости от технологий, используемых участниками платежной системы (п. 2 Инструкции № 34). Таким образом, документом, подтверждающим проведение по счету клиента операций при использовании карточки, является выписка банка по счету клиента, порядок представления которой определяется в договоре об использовании карточки.
На списанные по карточке суммы в бухгалтерском учете будет составлена корреспонденция:
Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - К-т 51 "Расчетные счета".
Осуществление операций с использованием банковских платежных карточек в валюте
Операции при использовании банковских платежных карточек могут осуществляться в валюте, отличной от валюты счета или счета по учету кредитов, если договором об использовании карточки или кредитным договором предусмотрена возможность совершения валютно-обменных операций по соответствующим счетам (п. 29 Инструкции № 34). При этом валютно-обменные операции при использовании карточки отражают по счету клиента по обменному курсу банка-эмитента, установленному для проведения операций при использовании карточек, и (или) обменному курсу, установленному платежной системой (п. 30 Инструкции № 34).
При использовании карточки в банкомате, платежно-справочном терминале самообслуживания, платежном терминале, принадлежащих банку-эмитенту, либо посредством иных технических устройств или услуг в порядке, установленном банком-эмитентом, валютно-обменные операции по счету клиента отражаются по обменному курсу банка-эмитента, установленному для проведения операций при использовании карточек, действовавшему на дату и время проведения операции держателем карточки (п. 31 Инструкции № 34).
Подтверждением проведения операций, совершаемых с использованием карточки, и основанием для оформления платежных инструкций для осуществления безналичных расчетов служат карт-чеки и иные документы.
Работники, получившие денежные средства в подотчет с использованием корпоративных карточек, обязаны представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах
Держатели корпоративных карточек при осуществлении расчетов с их помощью должны соблюдать нормы следующих документов:
- п. 32 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107.
Если работником, в т.ч. и руководителем, получены наличные деньги с использованием корпоративной карточки под отчет на предстоящие расходы, то работник обязан не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.
Лица, получившие денежные средства с использованием корпоративных карточек под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах.
Пример 2. Правильные сроки представления отчета
Руководитель организации направлен в командировку с 4 по 15 августа 2014 г. в Брест. Денежные средства в подотчет на командировочные расходы получены с использованием корпоративной карточки. С карточки произведена оплата в безналичной форме (за гостиницу) и сняты наличные денежные средства. Дата оплаты (снятия) - 6 августа 2014 г.
Отчет об израсходованных суммах должен быть представлен в бухгалтерию не позднее 27 августа 2014 г. (15 рабочих дней начиная с 7 августа);
Как определить дату отражения выдачи аванса на командировку
Передача работнику корпоративной карточки еще не означает, что в бухгалтерском учете необходимо отразить выдачу аванса. В данном случае работник получает платежный инструмент, обеспечивающий доступ к банковскому счету организации, а не сами деньги. Поскольку до момента списания банком денежные средства числятся на счете организации, то выдача аванса будет отражаться на день списания этих средств. Основанием для отражения в учете выданного аванса будет выписка банка по счету, к которому открыта выданная работнику карточка.
Пример 3. Дата отражения аванса
Работник направлен в загранкомандировку, и ему выдана корпоративная карточка, на которую 4 августа 2014 г. зачислена иностранная валюта страны командирования (5 000 рос. руб.). Находясь в командировке, работник с помощью карточки осуществлял расчеты:
- 5 августа 2014 г. - оплачен счет гостиницы 1 500 рос. руб. (снятие денег со счета произведено 6 августа 2014 г.);
Курс российского рубля, установленный Нацбанком, составил (условно):
В бухгалтерском учете будут иметь место следующие записи:
Д-т 52-2 - К-т 52-1 - 1 460 000 бел. руб. (5 000 рос. руб. × 292)
- перечислены денежные средства на счет, к которому открыта корпоративная карточка;
Д-т 71 - К-т 52-2 - 1 025 500 бел. руб. (3 500 рос. руб. × 293)
- отражено снятие денежных средств по корпоративной карточке;
Д-т 52-2 - К-т 91 - 3 500 бел. руб. (3 500 рос. руб. × (293 - 292))
- на сумму переоценки средств валютного счета.
Таким образом, выдача аванса на командировку отражается в учете на каждую дату списания денежных средств со счета, к которому открыта корпоративная карточка, выданная работнику. Окончательный расчет с работником производится в валюте, в которой получен аванс.
4 июня в гостинице «Пекин» состоялась презентация нового карточного продукта VISA Business - совместного проекта международной платежной системы VISA и МТБанка.
Презентация новой карточки V ISA Business от МТБанка в гостинице Пекин
VISA Business - это корпоративная карточка. Но она - далеко не первое предложение на рынке банковских продуктов в Беларуси. Если говорить о банках, эмитирующих подобные карты, то легче назвать банки, их не выпускающие:
В настоящее время в Беларуси не эмитируют корпоративные карты только 12 банков:
А это значит, что остальные участники рынка с готовностью предлагают своим клиентам данную услугу.
Так для чего же все-таки нужна корпоративная карта? Другими словами: «что это за фрукт и с чем его едят?»
В первую очередь, нужно сказать, что корпоративная карта оформляется организацией или индивидуальным предпринимателем. И основные ее цели - это сокращение документооборота и увеличение эффективности работы бухгалтерии и кассы организации.
Кроме того, сам Национальный банк выделяет два вида корпоративных карт - дебетовые и кредитные. Это закреплено в «Инструкции о порядке осуществления операций с банковскими платежными карточками» , утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь №34 от 18 января 2013 года.
С помощью кредитной корпоративной карты сотрудник предприятия, получивший полномочия от руководителя, имеет право осуществлять расходы по ней в пределах установленного кредитного лимита.
Использование же дебетовой корпоративной карты подразумевает осуществление определенных расчетов за счет средств самого предприятия.
По такой «бизнес-карте» можно оплачивать командировочные и представительские расходы, расходы на хозяйственные нужды, и, даже, налоги и таможенные пошлины. Согласитесь, весьма удобно.
А если родное предприятие отправило сотрудника за границу поднабраться опыта, то и валюту на карт-счет можно приобрести по безналу. Не нужно будет ехать в банк или искать банкомат, чтобы снять белорусские рубли, предусмотрительно перечисленные перед командировкой на зарплатную карту - а затем покупать валюту.
К тому же, покупая валюту за наличные рубли на командировочные расходы по инициативе организации, вы предъявляете сотруднику банка свой личный паспорт. А если валюты будет слишком много, то вами могут .
Удобство очевидно… Причем не только для работодателя, но и для сотрудников организации. А бухгалтерам на предприятиях, использующих корпоративные карты, работать будет несколько легче.
Сколько же придется заплатить за такое удобство? Чтобы определить ценовой диапазон банковских предложений, сайт сравнил данные некоторых финансово-кредитных учреждений. Рассмотрим стоимость оформления карт типа «Business» со счетом в белорусских рублях:
К примеру, в Банке Москва-Минск нам смогли предложить только корпоративную карту MasterCard за 400 тыс рублей в год. В Банке БелВЭБ такая же карта будет стоить 150 тыс за первый год обслуживания и по 70 тыс за последующие годы.
А вот VISA Business в Банке ВТБ (Беларусь) обойдется в 120 тыс рублей за 2 года, в то время как Белинвестбанк установил стоимость такой карты в пределах 350 тыс за 3 года.
Как видим, цены абсолютно разные. Интересно, почему? Что это - «прихоть» банка или доплата за эксклюзивность обслуживания?
В Банке Москва-Минск нам пояснили схему действия данного предложения. Для начала нужно открыть в банке текущий счет. После этого к данному счету делается необходимое количество корпоративных карт на определенных сотрудников организации. Использование карт «строго целевое».
На текущий счет организация перечисляет необходимую сумму денежных средств для оплаты планируемых расходов. Каждый держатель карты будет видеть на своей карте ту сумму, которая находится на текущем счете организации, а не ту, которая предназначена именно ему.
Поэтому, на каждую карту (а она имеет свой персональный номер) можно установить определенный лимит на расходные операции - как на весь срок действия карточки, так и на один день. Кроме того, есть определенные лимиты на снятие наличных, как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределами. Они устанавливаются самим банком-эмитентом. Конечно, по заявлению клиента, эти лимиты вполне можно «подвинуть» в ту или иную сторону.
Рынок банковских продуктов Беларуси открыт для инноваций и новых интересных предложений, в том числе, касающихся развития «карточного бизнеса».
На пресс-конференции, посвященной презентации совместного продукта с МТБанком, представитель платежной системы VISA Дмитрий Мамзелев подчеркнул стремление VISA International развиваться на белорусском рынке:
«Это не последний проект VISA и белорусских банков. В дальнейшем мы продолжим работу по продвижению корпоративных карт в Беларуси, и для этого у нас уже есть некоторые наработки».
Правда, о «наработках» все-таки умолчали… Видимо, ждать белорусам новых сюрпризов…
Кстати, Дмитрий Мамзелев поделился с прессой тем фактом, что в его бумажнике сейчас порядка 10 личных карточек. Некоторые из них - это память об удачно внедренных проектах, другие - отличаются ярким и необычным дизайном, а третьи... Предназначены для личных нужд.
Куда же в современном мире без банковских платежных карточек.